Sono ormai ricordi lontani i primi convegni effettuati in tema di smart working, uno dei quali condotto dal professor Michele Tiraboschi, docente di Diritto del Lavoro dell’Università di Modena e Reggio Emilia e consigliere del ministro del Lavoro Maurizio Sacconi, sostenitore della prima ora del “lavoro agile”. La sua tesi, a ragion veduta, era che una modalità operativa simile era già presente in Italia, ma ahimè con un nome meno cool: telelavoro. Attenzione però, non si tratta di sinonimi, anche in ragione della differente modalità sia di determinazione che di svolgimento della prestazione lavorativa.

Lo smart working prevede che il dipendente sottoscriva oltre al contratto di lavoro un accordo separato per concordare con il datore di lavoro la modalità operativa di lavoro agile. Svolgerà la propria prestazione in parte all’interno dei locali dell’azienda ed in parte in luoghi esterni all’azienda senza l’individuazione di una postazione fissa e con un’ampia autonomia nel perseguimento del risultato richiesto. Questo si differenzia dal telelavoro – introdotto con l’accordo interconfederale del 9.06.2004 recependo l’accordo quadro europea del 16.07.2002 –  la cui modalità operativa può essere definita già all’interno del contratto di lavoro  e ad ogni modo ha natura reversibile. Trai punti chiave, proprio l’individuazione della postazione esterna ai locali aziendali, che ovviamente deve essere dotata di tutti gli strumenti necessari per lo svolgimento della prestazione lavorativa e gli orari di lavoro definiti, che pertanto non sono ‘gestibili’ dal lavoratore (riposo obbligatorio per 11 ore consecutive ogni 24 con astensione lavorativa dalle 24 alle 5). È anche prevista la possibilità di ispezioni da parte del datore di lavoro, per assicurarsi la regolarità nello svolgimento della prestazione (nel caso si tratti dell’abitazione deve chiedere il consenso come indicato nei contratti collettivi nazionali di lavoro). Anche il dipendente può chiedere l’esecuzione dell’ispezione e l’adeguato isolamento dell’attività lavorativa da quella quotidiana, mentre al datore di lavoro è consentito monitorare la produttività del dipendente attraverso l’utilizzo di software in maniera trasparente e nel rispetto della privacy del lavoratore.

Si è giunti ad una classificazione del telelavoro a seconda del luogo in cui si svolge la prestazione: telelavoro a domicilio (home office); telelavoro mobile (working out); telelavoro remotizzato (telecentri o telecottage); telelavoro office to office. Qual è la differenza con lo smart working? Il telelavoro è il trasferimento della postazione lavorativa del dipendente al di fuori dei locali dell’impresa (come ad esempio presso l’abitazione o altro luogo prescelto).  Lo smart working, invece, oltre a consentire lo svolgimento della prestazione lavorativa da remoto, consente al dipendente di scegliere in piena autonomia dove e quando lavorare. Entrambi gli istituti, nel nostro panorama lavorativo, sono stati recepiti come qualcosa di sì positivo ma di non facile attuazione (circa il 7% degli impiegati italiani è già smart), perché è distante dalle radicate abitudini, soprattutto dall’idea che ci sia un miglior controllo dell’attività lavorativa tenendo il personale sotto il medesimo tetto. Ma il futuro è sempre dietro l’angolo e a febbraio il governo ci ha catapultato dentro una nuova dimensione di lavoro agile: tutto e subito. Così ci siamo trovati di fronte a posizioni lavorative con contratto, ma spesso prive dell’accordo di smart working e o contratti in cui non è disciplinato il telelavoro.

Qual è il vantaggio di lavorare smart? La modalità di lavoro agile certamente porta alla riduzione dei costi per l’impresa nonché, ad una migliore gestione del lavoro da parte del dipendente, con un’ottimizzazione del risultato. Si tratta di una concreta responsabilizzazione del dipendente a fronte di una maggiore autonomia nell’organizzazione del proprio lavoro, in termini di spazio e tempo.

La legge n. 81 del 22 maggio 2017 ha previsto alcuni contenuti minimi che devono essere contenuti nell’imprescindibile accordo – ovviamente distinto dal contratto di lavoro – stipulato tra datore e lavoratore:

Durata. L’accordo può essere a tempo indeterminato o determinato.
Preavviso. Il recesso è possibile con un preavviso di almeno 30 giorni (90 peri lavoratori disabili) per gli accordi a tempo indeterminato o in presenza di un giustificato motivo oggettivo.
Modalità. L’accordo deve contenere la disciplina dell’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, con particolare riguardo agli strumenti tecnologici utilizzati e al rispetto del diritto alla disconnessione per il lavoratore. Infatti, un punto nodale è certamente la previsione espressa nella normativa del diritto alla disconnessione, con l’individuazione di inviolabili limiti di orario in ottemperanza altresì delle previsioni dei contratti collettivi. A questo si aggiunga che, con riguardo alla scelta del luogo in cui svolgere l’attività, non potrà prescindersi dalle “esigenze della prestazione’  ed è sicuramente l’opzione maggiormente adottata, dalla ‘necessità di conciliare vita e lavoro’, in ogni caso la scelta dovrà rispondere ‘a criteri di ragionevolezza”.
Potere di controllo e disciplinare. Parte integrante della modalità lavorativa trattata sono certamente gli strumenti tecnologici che devono essere forniti dal datore di lavoro, il quale ne deve garantire altresì il buon funzionamento. Ovviamente, nell’accordo devono essere illustrate le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, tenendo conto dell’art. 4 S.L. 

Da ultimo, ma non per importanza, l’art. 23, comma 1 L. 81/2017 prevede che l’accordo individuale e le sue modificazioni debbano essere comunicati telematicamente attraverso la procedura online mediante la compilazione di un modello in cui indicare i dati del datore di lavoro, del lavoratore e la tipologia del lavoro agile (tempo determinato o indeterminato) e della durata.

Deve riconoscersi, però, che per molto tempo l’applicazione del lavoro agile è stata marginale, una previsione applicata soprattutto a figure cui necessitava una maggior tutela, come lavoratrici madri o genitori con figli in condizione di disabilità.

Per via dell’emergenza coronavirus, il governo ha disposto che “la modalità di lavoro agile disciplinata dagli articoli da 18 a 23 della legge 22 maggio 2017, n. 81, può essere applicata, per la durata dello stato di emergenza di cui alla deliberazione del Consiglio dei ministri 31 gennaio 2020, dai datori di lavoro a ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalle menzionate disposizioni, anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti. Gli obblighi di informativa di cui all’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito dell’Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro” (articolo 4 “Ulteriori misure sull’intero territorio nazionale“).

Rimane così l’informativa, che riveste un’importanza ben maggiore dovendo essere consegnata al lavoratore, anche solo in via telematica, ma non si ravvisa nessun altro obbligo specifico a carico del datore di lavoro per avviare il lavoro da remoto, rendendo quindi legittimo, proprio in forza della situazione contingente legata al rischio epidemiologico, il provvisorio superamento dell’obbligo formale dell’accordo individuale (si ricorda atto ben distinto dal contratto di lavoro).

Ad ogni modo, per evitare abusi, devono rimanere alcuni punti fermi.

Innanzitutto, l’effettiva disponibilità degli strumenti di lavoro oppure l’utilizzo in via eccezionale degli strumenti propri (eventualità prevista peraltro anche dalla disciplina in materia di telelavoro), previa autorizzazione da parte dell’Amministratore di sistema (soprattutto per ragioni di privacy e riservatezza dei dati); l’impegno al reciproco rispetto delle obbligazioni contrattuali nascenti dal rapporto di lavoro, l’impegno al rispetto dei limiti dell’orario di lavoro normalmente praticato in azienda, il diritto e il rispetto delle pause e la previsione d’accordo con la Direzione aziendale, i colleghi e il management di periodi di disconnessione e di forme di collaborazione essenziali a garantire il rispetto dei quotidiani obiettivi di lavoro.

Ora, tenuto conto della rapidità in cui si sono dovute riorganizzare molte aziende, una soluzione opportuna è quella di richiamare le regole di base già in uso per i dipendenti in smart working con estensione e comunicazione a tutto il personale, anche via e-mail o altra modalità tracciabile, dell’Informativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Se, invece, l’azienda sia neofita nel campo, si ritiene opportuno predisporre un breve decalogo di regole di comportamento cui accompagnare la comunicazione interna legata all’invio dell’Informativa su salute e sicurezza sul lavoro, posto che i punti da tutelare sono certamente la sicurezza dei dati e la sicurezza del lavoratore.

Una volta superata la fase dell’emergenza, le aziende potranno decidere di adottare questo modello, che pur implicando un incremento della spesa nell’anno in cui viene introdotto, già dai 12 mesi successivi consente di tagliare i costi quasi della metà. Un risparmio importante per il datore di lavoro, direttamente collegato ad una riduzione delle assenze per malattia, della richiesta di permessi, dell’eliminazione dello straordinario, dei buoni pasto e, soprattutto, con a una disponibilità maggiore nella resa della prestazione lavorativa da parte del dipendente. Lo dimostra il fatto che, da quanto emerge da una ricerca Osservatorio smart working Politecnico di Milanooltre il 50% delle grandi aziende che hanno adottato lo smart working hanno visto un aumento della produttività del 5-6%. Quindi più serenità e produttività, ma non per tutti. Lo smart working, però, non è per tutti, ed in queste ore di emergenza, purtroppo, ce ne stiamo accorgendo.